Efficienza e produttività del lavoro in azienda
Efficienza e produttività sono due aspetti fondamentali nel lavoro in azienda. In questo articolo si approfondisce il concetto di produttività sul lavoro focalizzando l’attenzione sulle strategie per ottimizzarla ed incrementarla.
Cosa si intende con il termine produttività dei dipendenti?
La produttività del lavoro è la quantità di lavoro che può essere eseguita in un determinato lasso di tempo da una risorsa. Può riferirsi ad una singola persona, ma anche ad un team o ad un’intera organizzazione. È una delle metriche più importanti per misurare l'efficacia del personale.
La produttività, infatti, è un parametro importante per misurare con quale efficienza di risorse e di tempo vengono raggiunti gli obiettivi lavorativi.
La produttività di una risorsa può essere misurata valutando le attività svolte quotidianamente, settimanalmente o mensilmente rispetto ad un parametro di riferimento prestabilito. Analizzare la produttività può essere un compito difficile, che si differenzia a seconda della tipologia di attività e di azienda. La modalità di analisi e valutazione, infatti, cambia se si tratta di prodotti o di servizi.
Sulla produttività giocano un grande ruolo la soddisfazione, il coinvolgimento e l’affiliazione dei dipendenti all’Azienda. Il coinvolgimento e l’affiliazione dei dipendenti, infatti, rappresentano una priorità nella strategia dell’Azienda per incrementare la produttività. Tale strategia prevede di fornire ai dipendenti un orientamento in merito agli strumenti di cui necessitano per essere maggiormente produttivi.
Come aumentare la produttività?
L’aumento della produttività è sicuramente un processo a lungo termine che può racchiudere diverse azioni di intervento, prima fra tutti la formazione.
Per aumentare efficienza e produttività delle risorse, infatti, si rivela vitale puntare sulla loro formazione con l’obiettivo di incrementare le loro competenze e, di conseguenza, la produttività.
Puntando sulla formazione le risorse possono così acquisire nuove skills, hard e soft, o perfezionare quelle già possedute, per svolgere le proprie mansioni più efficacemente.
Come migliorare efficienza e produttività sul lavoro: lavoriamo sulle soft skills
Per aumentare la produttività sul lavoro, ovvero finalizzare e ottimizzare le prestazioni, è necessario imparare a gestire efficacemente il proprio tempo e le attività.
Ciò significa sviluppare la competenza trasversale denominata gestione del tempo o time management.
Il time management può essere definito come un processo consapevole di pianificazione e controllo del tempo che prevede l’utilizzo di specifiche tecniche e strategie con l’obiettivo di aumentare efficienza e produttività.
Strategie per gestire efficacemente il proprio tempo
Una delle tecniche più efficaci per mantenere alta la nostra produttività riguarda la redazione della cosiddetta “To Do List”, ovvero un elenco delle azioni da compiere durante la giornata.
Quali sono i benefici?
Avere uno schema di lavoro con i tempi ben definiti e “sottolineare” gli impegni più importanti;
Evitare lo spreco di energie mentali per ricordare le diverse cose da fare;
Riuscire ad interrogarsi con facilità sui compiti da svolgere durante il giorno;
Avere modo di notare i risultati e premiare gli obiettivi raggiunti.
Una volta scritta la To Do List è necessario scegliere le priorità, ovvero le attività più importanti da svolgere durante la giornata.
Le priorità vanno definite in base alle scadenze immediate individuando cosa è davvero necessario.
Scegliere i compiti importanti e urgenti è fondamentale per mantenere alta la nostra produttività.
Altro aspetto fondamentale per aumentare la produttività riguarda la modalità di svolgimento del lavoro. Lavorare per blocchi o fasi evitando il cosiddetto multitasking ci permette di essere più produttivi.
Il multitasking riguarda lo svolgimento di più attività contemporaneamente: rispondere ad una mail, al telefono e ad un collega nello stesso momento.
Potrebbe sembrare un approccio efficiente ma, in realtà, diversi studi dimostrano come il multitasking sia un vero e proprio killer della produttività.
Questo perché, quando si ricorre al multitasking, non si sta realmente portando avanti due progetti contemporaneamente, bensì si sta spostando l’attenzione da un’attività ad un’altra. Ogni volta, dunque, la mente ha bisogno di rifocalizzarsi sul compito in questione, causando perdita di tempo e dispendio di energie.
È, invece, più funzionale lavorare per compiti simili perché la mente sta già operando in quella modalità.
Lavorare per blocchi dividendo il lavoro in porzioni di tempo definite per stimolare anche la concentrazione e il focus sull’attività che si sta svolgendo.
Dividere il lavoro in blocchi pensando anche a momenti dedicati alle pause.
Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, fare pause regolari non diminuisce la produttività, anzi, la accelera.
Lavorare per blocchi di tempo con pause regolari permette di mantenere più alta la concentrazione su quello che stiamo facendo. Può capitare di arrivare a fine giornata senza accorgersi che il tempo è volato via o che le distrazioni, interne ed esterne, hanno preso il sopravvento. È proprio in questi momenti che possiamo sentirci meno produttivi ed è qui che è importante lavorare per riuscire a gestire e ottimizzare il nostro tempo, trovando e applicando la strategia di gestione del tempo adatta alle nostre esigenze.
In questo la formazione trasversale può essere uno strumento importante per aumentare l’efficienza e la produttività delle risorse in Azienda.
