Mappatura dei processi HR
La mappatura dei processi HR, o Human Resources (Risorse Umane), è un'attività che coinvolge la rappresentazione visuale e dettagliata dei vari processi e delle attività all'interno della funzione delle risorse umane di un'organizzazione.
Questa mappatura consente di comprendere come le diverse attività e procedure si integrino per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione in termini di gestione del personale.
La guida per effettuare la mappatura dei processi HR.
Inizia identificando i principali processi HR all'interno dell'organizzazione. Questi possono includere:
Il reclutamento e la selezione del personale;
L’inserimento a bordo attraverso il processo di on boarding;
La formazione, il monitoraggio della capacità di imparare e stare nel ruolo per cui si è stati inseriti in Azienda;
La gestione delle prestazioni, intesa come politiche di valutazione del potenziale e delle performances, comportamentali e tecniche;
La gestione amministrativa del personale: include le politiche retributive e di benefit e welfare, la gestione delle assenze delle relazioni sindacali.
Definisci e indaga i passaggi chiave, le fasi e i soggetti coinvolti per una ottima mappatura dei processi HR.
Per ciascun processo identificato definisci i passaggi chiave o le fasi coinvolte. Ad esempio, per il processo di reclutamento e selezione, i passaggi potrebbero includere l’analisi a mercato della posizione, la scrittura della job description inserita in organigramma, lo studio delle attività di inserimento e affiancamento, la pubblicazione dell’offerta di lavoro, lo screening dei curriculum, le interviste ed il processo di integrazione del nuovo dipendente in Azienda.
È importante comprendere quale soggetto all’interno dell’Azienda svolge la singola fase di azione, il compito o il task progettuale, al fine di capire quali e quanti passaggi di mano sono presenti nell’intero processo; chi coinvolge e in che tempi, al fine di intervistare tutti i soggetti chiave che prendono parte alla composizione e alla realizzazione dell’intero processo.
Le interviste alle persone coinvolte sono, dunque, fondamentali per raccogliere tutte le informazioni relative il “come” viene svolta una singola attività e viene portato a compimento un intero processo.
A questo punto si procede con la vera e propria mappatura dei processi HR, utilizzando diagrammi di flusso o altre tecniche di visualizzazione per rappresentare visivamente i processi HR. Questo può aiutare a comprendere meglio le interconnessioni tra le diverse attività ed i diversi soggetti coinvolti nel processo, e identificare eventuali inefficienze o aree di miglioramento.
Durante la mappatura dei processi HR, come detto, è possibile e strategico identificare i punti critici o le aree che possono essere soggette a errori, ritardi o inefficienze. La rappresentazione visiva dei processi permette di identificare immediatamente tempi, persone, ruoli e uffici coinvolti, ragionando anche su possibili process owner da nominare.
Le informazioni rese disponibili da grafico sono utili per sviluppare piani di miglioramento e ottimizzare i processi.Aggiornamento continuo e revisione. La mappatura dei processi HR è un processo continuo e in evoluzione. Assicurati di aggiornare regolarmente i diagrammi di flusso e le procedure per riflettere i cambiamenti organizzativi, le nuove normative o le migliori pratiche del settore.
La mappatura dei processi HR è un'attività essenziale per ottimizzare le operazioni delle risorse umane, migliorare l'efficienza e garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali in termini di gestione del personale.
Ecco perché un’azienda dovrebbe effettuare subito la mappatura dei processi HR.
Chiarezza e comprensione: La mappatura dei processi HR fornisce una visione chiara e dettagliata di come le attività all'interno della funzione HR sono strutturate e interconnesse. Questa comprensione aiuta sia i dipendenti HR che gli altri dipartimenti dell'azienda a comprendere meglio le procedure e i flussi di lavoro.
Identificazione delle inefficienze: La mappatura dei processi HR consente di identificare le inefficienze e i colli di bottiglia nei processi esistenti. Questo permette di individuare opportunità di miglioramento e ottimizzazione per aumentare l'efficienza e ridurre i tempi di ciclo.
Standardizzare le procedure ed avvicinarle alle prassi: Attraverso la mappatura dei processi HR, è possibile standardizzare le pratiche HR in tutta l'organizzazione. Questo assicura che le procedure siano uniformi, coerenti e conformi agli standard aziendali e alle normative di settore.
Ridurre gli errori: Una mappatura accurata dei processi può contribuire a ridurre gli errori e le omissioni. Chiari processi e procedure facilitano la comunicazione interna e la formazione dei dipendenti, riducendo il rischio di errori umani.
Conformità alle normative: La mappatura dei processi HR aiuta a garantire la conformità alle normative, ad esempio in riferimento alla ISO 9001, ma non solo. Pensiamo ad esempio alla 231/2001 che richiede determinate azioni e comportamenti in via di tutela.
Migliorare il clima relazionale tra dipendenti e la soddisfazione relativa il benessere in Azienda:
Una migliore e chiara organizzazione del lavoro evita sovrapposizioni tra ruoli all’intero dello stesso Ufficio ma anche mancanza di informazioni o di passaggi non chiari nella comunicazione tra reparti; spesso, i conflitti interpersonali tra dipendenti, si generano anche come conseguenza di una mancata chiarezza di Chi – Fa – Cosa e dunque di errori di cui non si riesce ad individuare efficacemente una causa.
In sintesi, la mappatura dei processi HR è fondamentale per migliorare l'efficienza operativa, garantire la conformità normativa, migliorare l'esperienza dei dipendenti e supportare il successo complessivo dell'azienda.
